E-računi

Kreiranje in pošiljanje e-računov #

E-računi so strukturirani računi v XML formatu, ki jih lahko avtomatsko procesirajo proračunski uporabniki. Ta vodič vam bo pomagal pri pravilni pripravi in pošiljanju e-računov.

Kako ustvarim eRačun v Čebelci? #

eRačun naredite kot običajen račun v Čebelci. Le bodite pozorni na to, da pri partnerju vnesete še matično številko in BIC kodo. Polja najdete s klikom na povezavo Podatki za eRačun.

Tudi pri nastavitvah, pri podatkih o vašem podjetju morate imeti vnešeno BIC kodo in matično številko.

Ko račun ustvarite v vrstici računa pritisnite PDF in uporabite eno od dveh povezav za eRačun: prenesi XML ali prenesi ZIP. Izbira je odvisna od banke, preko katere boste poslali eRačun na UJP.

Kako pošljem eRačun proračunskemu uporabniku? #

Najbolj tipično je, da pošljete eRačun preko svoje eBanke. Banke imajo medbančni sistem za pošiljanje eRačunov, in ga pošljejo tudi na UJP (kjer ga proračunski uporabnik prejme).

Prvi korak - aktivacija pri banki #

Prvi korak je, da banki javite naj vam aktivirajo pošiljanje eRačunov. S tem vas tudi dodajo v register izdajateljev eRačunov, kjer morate biti vnešeni, da lahko eRačun pošljete.

Uvoz v vašo spletno eBanko #

V spletne eBanke običajno naložite ZIP paket, ki ga dobite s tipko Prenesi ZIP. Običajno boste v menuju spletne banke našli nekaj v smislu E-račun / naloži paket. Potem izberete ZIP iz svojega računalnika in ta se naloži na eBanko in pošlje.

Čez nekaj ur preverite status eRačuna, da vidite ali je bil uspešno prejet s strani prejemnika.

Uvoz v Hal e-bank (Proklik) #

V program Hal e-bank uvozite le XML (Prenesi XML) in po potrebi PDF računa. Hal eBank potem doda ovojnico in paket podpiše z vašim digitalnim potrdilom.

Ročni vnos v UJP #

Če sami niste proračunski uporabnik, lahko v portal UJP neposredno vnesete do 5 eRačunov mesečno. Vendar jih morate ponovno ročno vnesti (uvoza ne omogočajo).

Za prijavo v UJP potrebujete digitalno potrdilo (Sigenca, Poštarca, ACNLB). Potrdilo je lahko tudi na poljubno pooblaščeno fizično osebo.

Uvoz v UJP #

To je mogoče le, če ste proračunski uporabnik. V tem primeru vam UJP omogoča uvoz eRačuna. Uporabite (ujp), preko katerega vam Čebelca kreira ZIP paket, ki je posebej prilagojen za uvoz v UJP.

Izbira med ZIP ali XML #

To je odvisno od tega, preko katere organizacije pošiljate eRačun:

Prenesi ZIP (spletne eBanke): #

  • Deželna Banka Slovenije
  • NKBM
  • Banka Koper
  • Delavska Hranilnica
  • Sberbank
  • Lon

Prenesi XML (aplikacije za Windows): #

  • Pošta Slovenije
  • NLB
  • SKB banka
  • Abanka
  • Factor banka
  • Raiffeisen
  • Krekova banka
  • Hypo Alpe-Adria-Bank
  • Probanka

Opomba: Če uporabljate program, ki je nameščen na vaš Windows sistem (ne spletne banke). Nekatere banke nudijo spletno eBanko in Hal E-bank, tako da je odvisno od tega kaj uporabljate.

Težave pri preverjanju vhodnih podatkov #

eRačun standard je zelo natančen glede vnešenih podatkov, zato mora program preveriti podatke vašega podjetja, podatke partnerja in same podatke računa ali so v skladu z zahtevami eRačuna.

Če tega ne preverimo in podatki niso v skladu, bo eRačun avtomatsko zavrnjen na banki, pri UJP ali pri končnem prejemniku.

Kako rešiti težave? #

  1. Pri partnerju: Popravite podatke za partnerja
  2. Pri računu: Popravite podatke v računu
  3. Pri vaših nastavitvah: Tu je nujen dodaten korak, ker si je račun zapomnil nastavitve iz trenutka nastanka računa

Če je bil račun na banki zavrnjen, jih lahko pokličete in vprašate v čem je težava, da račun ni bil sprejet.

IBAN številka #

Če nameravate izdajati eRačune, je IBAN številka nujen podatek. In sicer za:

  • Vaše podjetje pri ‘Nastavitve > Podatki o podjetju’
  • Partnerje katerim nameravate izdati eRačun

IBAN naj bo zapisan v polni obliki, za Slovenijo se začne z SI56. Zapis lahko vsebuje presledke.

BIC koda banke oz. UJP #

Če boste pošiljali eRačune z ovojnico, kot ZIP datoteka, je za vas in prejemnika eRačuna potrebno vnesti tudi BIC kodo.

BIC koda mora biti v dolgi, 11-mestni obliki. Na primer za NLB strani je njihova BIC koda zapisana kot LJBASI2X, pravilna BIC koda za eRačune pa je v tem primeru LJBASI2XXXX.

POZOR: Proračunski uporabniki #

Če je prejemnik eRačuna proračunski uporabnik mu vpišete BIC kodo UJP sistema in sicer UJPLSI2DICL.

Pri urejanju partnerja poleg polja BIC koda kliknete modro povezavo proračunski uporabnik in pravi BIC se vam vpiše v polje.

Če ste sami proračunski uporabnik, za svojo BIC prav tako vpišete UJPLSI2DICL.

Digitalni podpis #

eRačun mora biti podpisan. Včasih to stori namesto vas banka, včasih ga podpišete v spletni banki, pri nekaterih bankah pa ga morate že pred nalaganjem podpisati sami:

Banke kjer morate sami podpisati: #

  • Unicredit
  • Sberbank
  • Delavska hranilnica
  • NKBM
  • Banka Koper

Če imate digitalno potrdilo (AC NLB, SIGEN-CA ali POŠTA®CA), lahko eRačun podpišete s pomočjo brezplačnega programčka Čebelca Podpis.

Podpis v banki: #

  • NLB z Proklik: eRačun lahko podpišete v sami E-banki
  • Hal E-bank pri drugih bankah: podpis v E-banki

Avtomatski podpis: #

  • DBS: eRačun v banki sami podpišejo, za kar jih pooblastite

Povezane teme #